MOINS = PLUS (Sur Power of Less)

Sur « The Power of Less » de Leo Babauta.
less is more

Et si le secret de la productivité serait d’en faire moins…

Nous vivons dans un monde qui nous en demande toujours plus. Plus de consommation, plus de choix, plus de moyens de communication, plus d’email, de résaux sociaux, de relations, plus d’argent. Sur le lieux de travail, on demandera aux cadres et employés plus de résultats et plus de productivité, donc plus d’heures, plus de moyens, plus de projets à gérer.

Cependant, notre temps, notre énergie, notre mémoire ont des capacités qui sont limités, a contrario. 

Vouloir faire entrer un nombre quasi infini de tâches dans une journée qui n’a que 24 heures (et moins d’une dizaine d’heures de travail effectif) est voué à l’échec, entraînant les perpétuelles remises au lendemain, le sentiment d’échec et le stress associé à ce sentiment.

Léo Babauta, auteur du blog Zen Habits et du livre Power of Less, prend à contrepied de cette tendance, en se faisant l’apôtre du moins. Selon Babauta, faire moins n’est pas synonymes d’improductivité, bien au contraire.

Les 6 grands principes de The Power of Less

Son approche repose sur 6 grands principes:
    1. Fixer des limites
    2. Choisir l’essentiel
    3. Simplifier
    4. Se concentrer
    5. Créer des routines
    6. Commencer petit.

Les deux premiers principes (fixer les limites et choisir l’essentiel) sont la clef de voûte du système. Les quatre principes suivants sont plutôt des moyens de mise en oeuvre.

Se fixer des limites et choisir l’essentiel. 

Le premier principe entraîne le second. Si nous nous fixons des limites, alors nous devons faire des choix, et donc choisir uniquement l’essentiel. En choisissant l’essentiel, on concentre ses ressources (e.g. son énergie et son temps) sur ce qui aura le plus d’impact.

Par exemple, sur le management de vos projets, se limiter à un nombre raisonnable de projets actifs (3 par exemple). Cela permet de 

    1. Concentrer son temps et son énergie sur ces trois projets et les mener à bien, plutôt que de se disperser sur des dizaines de projets.
    2. De choisir les trois projets les plus importants sur lesquels on doit travailler.

Choisir l’essentiel est une notion qui revient très souvent dans le domaine de la productivité. On retrouve cette notion chez Covey, chez Koch ou encore chez Drucker. L’un des points très important est que ce qui est essentiel pour vous ne l’est pas pour votre voisin, vos amis, etc. Le filtre entre ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas est donc très personnel.

Simplifier.

Simplifier, c’est choisir de ne faire que l’essentiel et éliminer le reste. Tout simplement.

Focus (se concentrer).

Pour Babauta, c’est l’une des clefs de la productivité, et de sa philosophie de vie. Pour lui, arriver à se focaliser, à se concentrer sur un point précis ‘est l’outil le plus important pour devenir plus efficace et plus productif.

Si l’on arrive à maintenir son attention sur un seul but ou une seule habitude, alors il a de grandes chances d’être atteint.

Par exemple, si l’on se concentre sur une seule tâche à la fois, on est plus efficace que si l’on travaille sur plusieurs tâches à la fois. Le cerveau humain est construit pour réaliser une seule tâche à la fois. A chaque fois que l’on change de tâche, notre cerveau a besoin d’un temps incompressible pour s’adapter à la nouvelle. Josh Kaufman parle de « penalty switch ». Faire du multitasking, c’est changer sans arrêt de tâche, et endurer à chaque foi ce « penalty switch ».

Faire une seule chose à la fois est la meilleure chose à faire pour vraiment la faire.

Créer des routines. Pour atteindre nos objectifs, nous avons des tâches à réaliser mais aussi des changements de comportements.

C’est souvent sur le deuxième point que l’on pèche. Si l’on arrive avec plus ou moins de facilité, à exécuter une tâche ou une suite de tâches avec du temps et de l’énergie, les grands changements sont le résultat du changement de nos habitudes quotidienne. La santé physique, c’est plus une série de pompes tous les matins plutôt qu’une après-midi à la salle de gym une fois par mois.

Pour Babauta, créer des routines et des habitudes est ce qui a le plus d’impact sur le long terme. Pour créer un nouvelle routine, la technique est la suivante:

  • Selectionner une habitude qui supporte vos buts à long terme
  • Mettre son plan par écrit
  • Publier publiquement votre but, dites le à vos amis (et si vous n’avez pas d’amis, changez de comportement!)
  • Reporter chaque jours vos progrès (avec Dailyhabits ou 42 goals par exemple)
  • Au bout de 30 jours, vous avez pris votre nouvelle habitude, champagne.
Commencer petit.
Le dernier principe consiste à toujours commencer petit, voir plus petit que nos objectifs. Le but est de commencer par se fixer des objectifs non pas atteignable, non pas facilement atteignable mais extrèmement facilement atteignable. Vous souhaitez faire au moins une heure de sport par jour, commencez par vous fixer comme objectif d’en faire 3mn. Vous vous fixer comme objectif d’écrire un roman, commencer par écrire quelques lignes tous les jours.   Le but sous-jacent est de former l’habitude le plus rapidement et facilement possible, et d’éviter le plus possible l’échec. De ce fait, on crée un cercle vertueux, qui nous encourage à continuer.
Less Everywhere!
Dans la second partie du livre, Babauta applique les six principes à des problèmes du quotidien. Par exemple, il explique comment régler la surcharge d’email
La gestion du flux d’email est par exemple devenu problématique. Appliquer Power of Less à la gestion des emails, cela donne ceci:
  • On a souvent de multiples boites mails (boulot, perso, etc). Leur gestion (connexion à plusieurs sites, gestion des différentes listes de contacts, redondance, etc) devient donc une tâche en soi. On peut facilement simplifier sa gestion en se limitant à une seule boite d’entrée.
  • On peut limiter le temps passé sur ces email en limitant le nombre d’accès journalier à sa boite mail. On commence petit, en se limitant par exemple à un relevé de mail toutes deux heures par exemple. Puis à mesure, on simplifie jusqu’à atteindre deux relevé par jour.
  • On supprime les notifications pour rester concentré sur notre tâche en cours plutôt que d’être dissipé pas un « pop-up toutes les trentes secondes.
  • On limite le flux entrant en définissant des règles pour supprimer automatiquement les emails non importants (cela se fait très facilement dans tous les outils de mail et permet d’envoyer directement à la poubelle les newsletters.
  •  On simplifie également la gestion en vidant chaque jour complètement sa boite d’entrée. C’est sûrement le point qui a le plus fort impact sur la gestion des emails, à la fois sur le plan de l’efficacité mais aussi sur le plan psychologique.
  • Limiter votre  propre production d’email.  D’une part, plus vous écrirez de courriers électroniques, plus vous en recevrez. En vous limitant à 20 réponses par jour (ou 10 ou 30 ou 5 selon votre travail), vous vous forcez à répondre qu’à ceux qui sont essentiels et à oublier le reste. De même, Léo Babauta conseille de vous limiter à 5 lignes par email.  Même principe, si vous n’avez que 5 lignes, vous devez être assez concis pour y dire l’essentiel.
De la même façon, il aborde, en appliquant à chaque fois l’approche Power of Less des sujets aussi variés et pratiques que :
  • La définition de ses objectifs
  • La gestion de projet
  • La gestion de son temps
  • Le rangement de son appartement
  • L’activité physique
  • La mise en place de routines journalières.
Et vous, quel va être la routine essentielle sur laquelle vous aller choisir de vous concentrer demain? Pourquoi ne pas commencer, si vous ne le faîtes pas, par lire tous les jours? Et pourquoi pas commencer par The Power of Less…
Pour aller plus loin.
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Le livre est disponible également dans une traduction française.