Presentation Zen

C’est lors d’un voyage au Japon, dans le train, en contemplant d’un côté son Bento (petit plateau repas japonais) et de l’autre, les diapositives powerpoint sur lesquels il travaillait que Garr Reynold prend conscience qu’il y a quelque chose qui ne va pas dans la manière de réaliser les présentations. D’un côté, un ensemble d’éléments, parfaitements agencés, ou chaque chose est à sa place, qui marie pratique et esthétique. De l’autre, un alignement de « bulletpoint » sans attrait et des insipides « clip art ». C’est cette prise de conscience, que l’auteur de Présentation Zen souhaite nous faire partager.

Garr Reynolds nous présente ici une approche plus qu’une méthode: présentation zen n’est pas vraiment un guide pratique pour faire de plus belles présentations (ce sera plutôt le rôle qu’aura Présentation Zen DESIGN) mais plutôt un manifeste et une explication de ce qui fait une belle présentation. Présentation Zen délivre plutôt le plan de la maison, que les outils pour la construire.

Pour l’auteur, la première étape est de prendre conscience de ce qui ne va pas. Et ce qui ne va pas, c’est Powerpoint, ou plus précisément la manière dont on utilise powerpoint. Selon Seth Godin, Powerpoint pourrait être l’outil le plus puissant qu’héberge votre disque dur, dans les faits, « Powerpoint is Evil », comme le soulignait le magazine Wired. Il y a en fait, selon Garr Reynolds un décalage profond entre notre manière naturelle de communiquer et la manière dont on communique aujourd’hui avec Powerpoint (à base de graphiques, de bullet point et de texte).

Une présentation avec des diapositives devrait avoir plus à voir avec un film documentaire, un reportage photo, qu’avec un rapport technique. Pourtant, c’est rarement le cas, les faits successifs apposés sur diapositives laissent souvent peut de place à la narration, l’art de raconter une histoire, le storytelling, l’émotion. En effet, la communication a fondamentalement un aspect émotionnel, et pas seulement un aspect rationnel. De ce fait, une bonne présentation doit également apprivoiser le cerveau droit, le cerveau émotionnel. Pour cela, Reynolds reprend les 6 éléments indispensables mis en lumière par Danier Pink dans L’homme aux deux cerveaux:

  • L’empathie: il faut mettre de l’émotion dans le discours, même si c’est le rapport financier de votre association.
  • La narration: les faits (statistiques, chiffres,etc) sont disponibles à côté dans un dossier, on peut les consulter en ligne, on peut les envoyer par mail, ils n’ont pas forcément leur place dans la présentation et doivent laisser place à une histoire personnalisée.
  • La synthèse: il faut toujours garder en tête la Big Picture et faire le lien avec elle. Ce n’est pas le moment d’exposer les détails techniques.
  • Le sens: l’auditeur se rappellera de votre présentation si vous lui donner un sens, si vous lui apprenez quelque chose.
  • Le jeu: soyez joueur, utiliser l’humour.
  • Le Design: il doit entrer en jeu dès les première phases de présentation pour donner du sens au message. Ce n’est pas juste de la décoration que l’on rajoute pour faire joli.

Reynold s’intéresse dans le livre aux différents aspect du cycle de vie de la présentation, de sa création, sa mise en forme à son déroulement.

Les premières phases de préparation. Il faut attaquer les premières étapes avec l’esprit du débutant (beginner’s mind) et non celui de l’expert. Faire une présentation est un acte créatif et il faut envisager les différentes possibilités qui s’offre à soi sans oeillères. le tri rationel viendra après. L’auteur conseille de faire les phases préliminaires sur papier et non de commencer directement les diapositives. Ainsi, on libère plus facilement sa pensée. C’est aussi le moment de se poser les bonnes questions: non pas combien de slides ou combien de bullet par slides mais plutôt: qui est l’auditeur? de combien de temps je dispose? Pourquoi m’a-t-on demandé de parler? et surtout, la question ultime: quel est le point central de ma présentation? Il faut avoir en tête l’elevator pitch: si vous deviez faire votre présentation en 30 secondes, que diriez-vous? Le lien avec la « big picture » devient immédiat.

Après le brainstorm vient l’heure du tri: il faudra déterminer ce qui fera partie des diapositives (ce qui sera sur l’écran), ce qui fera partie de vos notes (ce que vous direz mais qui ne sera pas écrit) et ce qui fera partie du hangout (ce qui ne sera pas écrit, que vous ne direz pas, mais que l’auditeur pourra consulter s’il le désire). Ce tri est l’étape indispensable pour ne pas faire du « slidument ».

Raconter une histoire: Préparer une présentation, c’est raconter une histoire que l’auditeur devra se rappeler. Mais qu’est ce qui fait qu’un message reste ancré dans la mémoire de l’auditeur. Reynolds fait à nouveau référence à un autre livre: Made to Stick et les 6 principes qui font que l’on se rappelle d’une idée:

  • La simplicté: on retient plus facilement une chose simple qu’une chose compliquée
  • La surprise: Rouler en Porshe coûte moins cher que rouler en Laguna.
  • L’aspect concret: 1000 chansons dans votre iPod plutôt que le 40 gigaoctet de stockage.
  • la crédibilité: si le plus grand spécialiste mondial de la question l’a dit, c’est que c’est vrai.
  • l’émotion: si une idée est marqué avec une emotion forte, on la retient plus facilement.
  • La narration: le processus narratif aide à retenir les idées. Il faut donc rester toujours sur le coeur du message, comme lorsque l’on raconte un conte.

Reynold s’attarde sur la simplicité, essentiel à ses yeux: Simplifier, c’est enlever tout ce qui est non-essentiel ou dit autrement, essayer d’avoir l’effet maximal avec le minimum de moyen. La simplification a paradoxalement un effet amplificateur.

Créer sa présentation. Lorsque l’on crée une diapositive, il faut garder en tête ce principe simplicité. Il y a un rapport bruit contre signal qu’il faut optimiser au maximum. C’est là que le design rend la communication meilleur en amplifiant le signal et en réduisant le bruit. L’auteur illustre ce propos par exemple, en l’illustrant avec les graphiques en 3D. Ceux-ci n’apportent pas d’nformations supplémentaires (signal) par contre, ils vont augmenter le bruit. De même des logos apposés à toutes les diapositives. Par contre, un élément non-essentiel n’est pas forcément du bruit, il peut amplifier le message (sinon, la meilleur présentation serait en noir sur blanc). Des choses telles que le contraste, la répétition, l’alignement ou la proximité des éléments viennent supporter le message délivrer. L’idée de l’auteur est que dans un slide, aucun élément ne doit être là par hasard. L’utilisation des images a aussi un impact très fort et il conseille de les utiliser souvent sur la largeur complète de la diapositive.

Enfin, l’espace vide doit être considéré comme un élément à part entière et l’on peut facilement améliorer le design en s’appuyant sur la règle des tiers.

The D. Day.  Les diapositives ne font pas tout, il ne faut pas oublier que le jour de la présentation, c’est un être humain qui parle à d’autres êtres humains. La manière de communiquer durant la présentation doit être naturelle (même si se naturel est le résultat de répétition de malade) et se rapprocher le plus possible d’une conversation. Le premier conseil qu’il donne pour cela est d’être « présent ». Vous savez cette sensation lorsque vous discutez avec quelqu’un qui vous écoute à peine. Eviter cette sensation à votre auditoire en récitant votre laïus en pensant à vos prochaines vacances. Soyez également flexible, n’hésitez à changer votre plan ou vous adapter si des événements imprévus arrivent.

Cela vous permettra de bâtir les premiers éléments d’une connection avec l’audience. Celle-ci sera d’autant plus forte que vous mettez dans votre présentation de l’énergie et de la passion dans votre discours. Eviter aussi les barrières entre vous et l’audience. laisser la lumière pour que l’on vous voit bien et quitter le pupitre. Enfin, en ce qui concerne la longueur, finissez toujours avant la fin du temps réglementaire afin de laisser l’auditeur légèrement sur sa faim plutôt qu’avec une digestion lourde.

 

Une très bonne introduction à la problématique de la présentation et un bon moyen de prendre conscience de ce qui ne va pas. Même s’il permet d’améliorer sensiblement ses présentations en prenant conscience de ce qui ne va pas, Présentation Zen n’est pas un guide pratique: vous ne saurez pas, par exemple, faire les choix de couleurs, ni comment faire une bonne prestation à la fin de cet ouvrage, ce qui laissera certains sur leur faim. Cependant, c’est une très bonne entrée en matière, qui ne laisse pas indifférent.