PMBA (partie 3): Penser avec les systèmes.

Kaufman, dans la 3ème et dernière partie de son PMBA, s’interroge, après le fonctionnement d’une entreprise et le fonctionnement humain, sur l’étude des systèmes: la systémique. Qu’est qu’un système? Comment fonctionne-t-il? Comment évolue-til?
evolution of the pda

La première notion qu’il introduit est la Loi de Call: tout sytème complexe est l’évolution d’un système plus simple. Si nous reprenons l’exemple du cerveau humain, ce système extrèmement complexe est l’évolution du cerveau de nos ancêtres australopithèques et des grands singes, au cerveau moins volumineux et avancé que le nôtre. De ce fait, tout système peut être déconstruit en sous-système plus simple pour être mieux compris (c’est ce que nous avons fait dans l’article précédent sur le cerveau humain).

Un autre moyen, qui peut être combiné au précédent, est de suivre les flux internes du système: par exemple, on peut comprendre le rôle de chaque élément d’une ligne de production en suivant le flux des matières premières jusqu’au produit final, le flux de validation d’un contrat depuis sa rédaction jusqu’à sa signature,… L’étude des flux est au coeur de la systémique, qui vise, entre autre, à leur optimisation. Si, pour un sous-système, le flux d’entrée est supérieur au flux de sortie, un stock se forme. Votre épargne est un exemple de stock (votre flux d’entrée d’argent est supérieur à votre flux de dépense). C’est aussi, le cas, moins positifs, des piles de dossier qui s’accumulent sur le bureau d’un dirigeant ou d’un cadre mal organisé ou qui ne délègue pas assez, ralentissant ainsi l’ensemble du processus d’exécution des décisions en aval.

Distortion by visual feedback loop

Un flux n’est pas forcément linéaire: une sortie d’un système peut venir renforcer son entrée. On parle alors de cercle vertueux ou de cercle vicieux (feedback loop). L’exemple le plus emblématique est celui des intérêts composés: les intérêts de votre compte d’épargne et investissement (la sortie de votre système d’investissement) viennent chaque année, si vous n’y touchez pas, compléter vos investissements et se composer à ceux des années suivantes.

La performance de chaque système peut et doit être mesuré à l’aide d’indices de performance.  Ces indices sont la condition sine qua non pour avoir un retour sur le système afin de l’optimiser. On ne peut optimiser que ce que l’on sait mesurer. Les optimisations peuvent être réalisées de deux manières. Soit, tout d’abord, par amélioration successive de chacun des rouages du système en observant les indices de performance du système. Par exemple, si un stock se forme devant un sous-système, on pourra limiter la production en amont, afin de réduire ce stock, limitant ainsi le coup général du système (réduction de l’énergie utilisé par les systèmes amonts en limitant la cadence, limitation des coûts stockage et d’immobilisation…). L’autre alternative est le refactoring, c’est-à-dire le remplacement d’un sous-système par un sous-système équivalent en matière fonctionnelle (il fait la même chose) mais plus performant (il le fait plus vite, ou mieux, ou moins cher). Dans un PC, vous pouvez changer des pièces (barettes mémoire, carte graphique) pour améliorer les performances dans détruire le système. Enfin, un sytème peut être optimisé par l’automatisation de certaines tâches qui étaient faîtes manuellement au préalable. Cela se réalise en définissant des procédures qui décrivent et standardisent les étapes pour obtenir le résultat, et permettent ainsi le passage à l’échelle. Kaufman souligne cependant un paradoxe de l’automatisation: en automatisant, on gagne en performance mais on perd en flexibilité.

Black Swann - Explored #282

Tout système ne peut être considéré autrement qu’avec son environnement et les contraintes liées à son environnement. C’est l’environnement du système qui définit les tests de sélection, qui décident de la survie ou de la mort d’un système, que ce soit du point de vue de l’évolution (seuls les organismes adaptés à leur environnement survivent) ou du point de vue du marketing (seuls les produits ayant un marché survivent). La survie d’un système sur le long terme ne réside pas tant dans ses forces à un instant T mais dans sa capacité à s’adapter à un environnement changeant. En effet, l’environnement est par définition incertain. On ne peut prédire son évolution. Ce qui est vrai aujourd’hui ne le sera peut-être plus demain. En plus des évolutions progressives, l’environnement peut être soumis à des évolutions de ruptures (l’arrivée de la photographie numérique a signé l’arrêt de mort de Kodak par exemple) ou à des cygnes noirs (Black Swann), ces événements totalement imprévisibles aux conséquences majeures (qui aurait pu prédire les attentats du 11 Septembre, ou qu’en 1914, un conflit franco allemand qui devait durer quelques mois deviendrait mondial). Contre ces événements, une stratégie « fail-safe » consiste à mettre en place des mécanismes visant à se prémunir d’une panne majeure vous entraînant dans un crash mortel. En avionique, les systèmes critiques sont doublés voir triplés et un avion est conçu pour pouvoir voler avec un seul moteur. En matière de système d’information, des sauvegardes sont réalisées en cas de panne serveur. En matière de finance personnelles, posséder une épargne de précaution et une partie de porte-feuille diversifié permet de se prémunir des aléas de la vie. Implanter une telle stratégie a un coût mais négligeable face aux conséquences d’un coup du sort si elle n’était pas en place.

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