Le Principe du 80/20

Dans le précédent article, sur The Power of Less, de Léo Babauta,  nous avons vu que l’un de ces 6 principes fondamentaux est de choisir l’essentiel. La question est de savoir qu’est-ce qui est essentiel, de qu’est qui ne l’est pas. Pour Babauta, quelque chose est essentielle si elle fait echo à

  • nos valeurs
  • nos objectifs
  • à ce que l’on aime
  • à ce qui nous semble important
  • à ce qui a un fort impact
  • à ce qui a un impact sur le long terme
  • à ce que l’on a besoin.
Si l’on a une idée de ses valeurs, avec un peu de discernement, on choisira facilement ce qui est en accord avec nos valeurs (un pacifiste évitera que choisir une carrière dans l’armée). Si l’on a des objectifs, on peut a priori  facilement savoir si une action particulière tant à nous rapprocher de nos objectifs ou de nous en éloigner. On a tous une idée assez claire de ce que l’on aime ou de ce que l’on aime pas, de ce qui nous semble important et de ce qui nous semble anecdotique. Avec, cette fois encore un peu de discernement, on peut avoir une idée de ce qui aura un impact sur le long terme et de ce qui ne sera qu’une réparation de fortune, ou encore de savoir faire la différence entre un besoin et un désir.
Mais comment choisir de faire ce qui a un fort impact?
Comment choisir, entre les milliers de possibilités offertes ce qui sera un coup dans l’eau, de l’énergie dépensée en vain et ce qui changera le cours de choses, de votre vie, de celle de vos proches, et peut-être celle du monde?
C’est là qu’intervient The 80/20 Principle de Richard Koch.
Résumé à l’extrème, le principe du 80/20, ou principe de Pareto tient en quelques lignes:
Le monde n’est pas linéaire et certaines choses ont plus d’importance que d’autres.
Cette inégalité inégalité est telle qu’une minorité de choses donnera une majorité de résultats.
Schématiquement, 20% des causes entraîneront 80% des conséquences. C’est le principe du 80/20.

Seulement 20% des causes entraînent 80% des conséquences.
Seulement 20% de nos efforts apportent 80% de nos résultats.
Seulement 20% de vos produits rapporterons 80% de votre chiffre d’affaire.
Seulement 20% de vos clients représenterons 80% de votre vente.
Seulement 20% de vos amis vous apportent 80% de vos moments de joie.
Seulement 20% de vos problèmes vous cause 80% de vos soucis.
Vous portez 20% de vos vêtements 80% du temps.

Le principe du 80/20 pose l’assertion que cette disproportion massive (Le rapport de 80 à 20 est indicatif, il pourrait être de 99/1 ou 70/30, mais sûrement pas 50/50) se retrouve partout, dans tous les aspects de votre vie. Et de ce fait, Richard Koch nous indique dans son livre que prendre conscience et appliquer ce principe contre-intuitif peut améliorer grandement notre vie de tous les jours. Choisir l’essentiel, c’est choisir ce qui a un fort impact, c’est choisir dans les 20%.

Koch propose dans son livre deux approches pour appliquer, le 80/20, l’une quantitative, l’autre qualitative.
  • L’analyse 80/20.
  • La pensée 80/20.
L’analyse 80/20, factuelle, consiste à prendre deux ensembles de données, liés entre eux. Par exemple, la répartition de la richesse sur la population est inégalement répartie selon cette loi de Pareto. Le site suivant permet de le visualiser aisément sur une courbe de distribution. L’analyse de vos données, par exemple, vos produits et vos profits, ou vos clients et vos ventes, permet de reproduire le même type de courbe, et donc d’exhiber le segment sur lequel vous devez vous concentrer pour avoir un fort impact. Un libraire devra par exemple se concentrer sur le segment de ses meilleurs clients et voir quels livres ses clients recherchent. L’analyse 80/20 a ses limites, d’une part, elle nécessite d’avoir les données à analyser et d’autre part, elle peut entraîner une mauvaise interprétation des données. En reprenant le cas du libraire, ce serait une erreur de ne mettre en rayon que les 20% des livres qui génèrent 80% du chiffre d’affaire, les 20% des clients qui génèrent les 80% des profits iraient sans doute voir ailleurs, par manque de choix. Le succès du site Amazon tient en grande partie à la taille de son catalogue disponible, qui a attiré les plus gros lecteurs frustrés de ne pas trover en rayon de librairie ce qu’ils recherchent.
Il faut ajouter un aspect qualitatif à la démarche, que Koch nomme la Pensée 80/20.
Penser 80/20, c’est être conscient de l’existence de ce principe et de se demander à tout instant quels sont les 20% qui me donnerons les 80%. Au lieu de collecter des données, nous les estimons. Qui sont les 20% de lecteurs qui lisent le plus? Ceux qui achètent une fois par an le Goncourt pour l’offrir à Noël et le dernier best seller pour lire quinze jour sur la plage l’été. Ou des passionnés, dont l’appartement est rempli d’une liste d’oeuvres hétéroclites?
Penser 80/20, c’est apprendre à regarder le monde avec ce filtre, interroger et s’interroger sur les impacts potentiels. Dans la suite du livre, Koch expose comment appliquer le principe, dans la vie professionnelle et personnelle.
Penser 80/20 dans le monde professionnel. Koch constate, tout d’abord, que l’organisation de votre société et le design de vos produits répondent à la loi de Pareto.  80% de la valeur perçue par vos clients viendra uniquement de 20% des efforts que vous avez mis dans votre produit, il est donc intéressant de connaître les 20% de fonctionnalités qui sont vraiment utilisées par vos clients, enfin de les rendre encore plus satisfaisantes, et de ne plus maintenir par exemple, les fonctionnalités qui ne sont pas utilisées. Analyser où sont les coûts les plus lourds, où sont les segments de marché les plus profitables, où sont les activités les plus rentables doit orienter vos choix stratégiques.
Koch nous explique ensuite qu’appliquer le 80/20 permet de simplifier notre société et nos produits en offrant le plus efficacement possible ce qui compte vraiment pour nos clients. On retrouve cette idée également dans Rework qui prône des produit simples répondant à un besoin. Le site twitter se focalise sur une fonctionnalité minimaliste (diffuser de l’information) en apportant les 20% de fonctionnalités qui couvrent 80% des besoins de ses utilisateurs. La complexité a un coup, en mise en oeuvre, en maintenance, en validation qui vous rapportera que très peu de bénéfices supplémentaires.
Le 80/20 est aussi au coeur du marketing et de la vente, et servir au mieux les 20% de clients qui formeront votre coeur de cible et  la quasi totalité de vos profits doit être l’impératif absolu de votre société. Organiser également votre force de vente autour de vos meilleurs vendeurs.
La qualité, la gestion des coûts, le project management, la négotiation, la gestion de sa carrière… Dans chacun de ces domaines, Koch voit se dessiner à multiples reprises le pattern du 80/20, autant d’occasions de choisir les options et stratégies qui ont le plus d’impact dans le monde professionel.
Penser 80/20  votre vie personnelle. 
Selon Koch, le principe du 80/20 ne se limite pas à la sphère professionnelle, les même principes peuvent être appliqués dans votre vie personnelle.
Le 80/20 et la liberté. La première assertion de Koch est que maîtriser le principe du 80/20 vous rendra plus libre: si vous êtes plus efficace pour réaliser vos tâches, vous utiliserez moins de temps et d’énergie, temps et énergie que vous pourrez consacrer à ce que vous désirez.
Time Revolution
Appliquer le 80/20 dans sa vie personnelle, c’est en premier lieu effectuer une « Time Revolution », c’est-à-dire sortir de notre vue convientionnelle où passer deux fois plus de temps sur une activité donnera deux fois plus de résultats. Au contraire, la plupart des résultats signicatifs de nos vies (que ce soit des résultats personnels, intellectuels, artistiques) auront été finalement réalisés dans un temps relativement faible: il y a un déséquilibre réel entre ce qui est créé et le temps nécessaire pour le créer. La plupart des choses que nous faisons chaque jour n’ont que peu ou pas de valeur. La gestion du temps traditionnelle doit être repensée, l’idée n’est pas de chercher à optimiser un système inefficace mais de changer de système: si l’on ne passe que 20% de notre temps sur ce qui donnera 80% de nos résultats, passer, même un temps supplémentaire, même faible sur le top 20 de nos activités à forte valeur ajouté donne des résultats significatifs. Si l’on double le temps consacré aux activités qui apportent le plus de valeur, on réaliserait 60% de plus avec une semaine de deux jours.
Les amis et les relations n’échappent pas à la Loi de Koch: 80% de ce que vous apportent vos amis ne viendront que de 20% d’entre eux et nous ne consacrons que 20% de notre temps disponible avec eux. La sélection de votre entourage est primordiale car c’est lui qui vous encouragera à réussir ou à échouer. Professionnellement ou dans votre cercle personnel, sachez vous entourer, jouez avec l’effet de groupe. Vous ne perdrez jamais du poids si vos amis sont accros à la junk food, vous ne serez jamais heureux si vous êtes entourés de dépressifs, vous ne réussirez jamais professionnellement si vous passez votre temps à la machine à café avec les plus improductifs. Couper définitivement les relations qui vous sont néfastes, même si cela peut paraître difficile, est souvent salutaire.

L’argent répond lui aussi au principe du 80/20. Extrêmement inégalement réparti,  comme vu plus haut. L’explication vient d’une part, que la plus grosse majorité des revenus sont des revenus d’investissement et non des revenus du travail (encore une règle du 80/20) et qu’au sein même des investissements, on trouvera des inégalités profondes de revenus. C’est dans votre porte-feuille une minorité de valeur qui, à terme, donnera la grande majorité du rendement de votre porte-feuille ou des plus-values. Une mise en place et une gestion de votre porte-feuille d’investissement deviennent alors primordiales. Koch propose une liste de règles simples et de bon sens pour mieux gérer vos investissements: investir toujours pour le long terme, soyez pro-actif plutôt que de vous fier aux soi-disant experts, investissez quand le marché est bas (plutôt aujourd’hui en pleine crise qu’en 2000 lorsque le CAC40 battait record sur record) et couper ses pertes au plus vite.
La question du bonheur est au coeur de l’un des derniers chapitres. Koch s’attaque ici à une question difficile et l’approche avec sa grille de lecture du 80/20: identifier, aujourd’hui, nos plus grandes sources de bonheur, et chercher à les multiplier, et chercher nos plus grandes sources de malheur, et se focaliser dessus pour s’en débarrasser. Pour mettre cela en oeuvre, il fait appel à des résultats du domaine de la science ou de la psychiatrie et propose de mettre en place des routines ou des habitudes (on rejoint ici Leo Babauta).  Pour lui, les 7 habitudes qui auront le plus fort impact sont:
  • Ajouter à vos routines journalières de l’exercice physique;
  • Avoir de la stimulation intellectuelle, c’est à dire, avoir chaque jour une activité intellectuelle, c’est à dire une activité qui demandera un effort de pensée de votre part.
  • Avoir, de même une simulation d’ordre spirituel ou artistique, d’au minimum une demi heure par jour.
  • Faire quelque choses chaque jour pour quelqu’un d’autre, même quelque chose d’anodin comme prendre quelques minutes pour aider quelqu’un à retrouver son chemin dans la rue
  • La cinquième habitude est de passer du temps avec un ami, au moins une demi-heure chaque jour.
  • La sixième habitude est de s’offrir chaque jour un (petit) plaisir.
  • La dernière habitude, que l’on retrouve chez Babauta, est de se féliciter de chaque réussite.
Et à moyen terme, les 7 impératifs sont les suivants:
  • Maximiser le contrôle que vous avez sur votre vie.
  • Se fixer des buts atteignables
  • Etre flexible
  • Avoir une relation amoureuse solide.
  • Avoir une poignée de très bon amis qui vous apporte de la joie.
  • Avoir de fortes alliances professionnels
  • Evolué vers votre style de vie idéal.
Pour conclure, on pourra peut-être trouver le livre parfois simpliste ou simplificateur, cependant il offre un éclairage fort et une prise de conscience sur cette idée centrale que le monde n’est pas linéaire et sur son corrolaire: certaines actions auront plus d’importance que d’autres.
Avant tout, les idées pratiques du livre sont plutôt là pour illustrer une façon de penser, plutôt que pour être appliquées immédiatement sans discernement. Le livre nous apprend surtout un schéma de pensée, un pattern, qui peut-être appliqué dans une infinité de domaines: certaines choses ont beaucoup plus d’impact, d’importance et de conséquences que d’autres.
Un simple meilleur choix dans les actions à réaliser peut donc avoir au final un impact décisif.
Gardez cela en tête pour la prochaine action que vous ferez après avoir lu cet article…

MOINS = PLUS (Sur Power of Less)

Sur « The Power of Less » de Leo Babauta.
less is more

Et si le secret de la productivité serait d’en faire moins…

Nous vivons dans un monde qui nous en demande toujours plus. Plus de consommation, plus de choix, plus de moyens de communication, plus d’email, de résaux sociaux, de relations, plus d’argent. Sur le lieux de travail, on demandera aux cadres et employés plus de résultats et plus de productivité, donc plus d’heures, plus de moyens, plus de projets à gérer.

Cependant, notre temps, notre énergie, notre mémoire ont des capacités qui sont limités, a contrario. 

Vouloir faire entrer un nombre quasi infini de tâches dans une journée qui n’a que 24 heures (et moins d’une dizaine d’heures de travail effectif) est voué à l’échec, entraînant les perpétuelles remises au lendemain, le sentiment d’échec et le stress associé à ce sentiment.

Léo Babauta, auteur du blog Zen Habits et du livre Power of Less, prend à contrepied de cette tendance, en se faisant l’apôtre du moins. Selon Babauta, faire moins n’est pas synonymes d’improductivité, bien au contraire.

Les 6 grands principes de The Power of Less

Son approche repose sur 6 grands principes:
    1. Fixer des limites
    2. Choisir l’essentiel
    3. Simplifier
    4. Se concentrer
    5. Créer des routines
    6. Commencer petit.

Les deux premiers principes (fixer les limites et choisir l’essentiel) sont la clef de voûte du système. Les quatre principes suivants sont plutôt des moyens de mise en oeuvre.

Se fixer des limites et choisir l’essentiel. 

Le premier principe entraîne le second. Si nous nous fixons des limites, alors nous devons faire des choix, et donc choisir uniquement l’essentiel. En choisissant l’essentiel, on concentre ses ressources (e.g. son énergie et son temps) sur ce qui aura le plus d’impact.

Par exemple, sur le management de vos projets, se limiter à un nombre raisonnable de projets actifs (3 par exemple). Cela permet de 

    1. Concentrer son temps et son énergie sur ces trois projets et les mener à bien, plutôt que de se disperser sur des dizaines de projets.
    2. De choisir les trois projets les plus importants sur lesquels on doit travailler.

Choisir l’essentiel est une notion qui revient très souvent dans le domaine de la productivité. On retrouve cette notion chez Covey, chez Koch ou encore chez Drucker. L’un des points très important est que ce qui est essentiel pour vous ne l’est pas pour votre voisin, vos amis, etc. Le filtre entre ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas est donc très personnel.

Simplifier.

Simplifier, c’est choisir de ne faire que l’essentiel et éliminer le reste. Tout simplement.

Focus (se concentrer).

Pour Babauta, c’est l’une des clefs de la productivité, et de sa philosophie de vie. Pour lui, arriver à se focaliser, à se concentrer sur un point précis ‘est l’outil le plus important pour devenir plus efficace et plus productif.

Si l’on arrive à maintenir son attention sur un seul but ou une seule habitude, alors il a de grandes chances d’être atteint.

Par exemple, si l’on se concentre sur une seule tâche à la fois, on est plus efficace que si l’on travaille sur plusieurs tâches à la fois. Le cerveau humain est construit pour réaliser une seule tâche à la fois. A chaque fois que l’on change de tâche, notre cerveau a besoin d’un temps incompressible pour s’adapter à la nouvelle. Josh Kaufman parle de « penalty switch ». Faire du multitasking, c’est changer sans arrêt de tâche, et endurer à chaque foi ce « penalty switch ».

Faire une seule chose à la fois est la meilleure chose à faire pour vraiment la faire.

Créer des routines. Pour atteindre nos objectifs, nous avons des tâches à réaliser mais aussi des changements de comportements.

C’est souvent sur le deuxième point que l’on pèche. Si l’on arrive avec plus ou moins de facilité, à exécuter une tâche ou une suite de tâches avec du temps et de l’énergie, les grands changements sont le résultat du changement de nos habitudes quotidienne. La santé physique, c’est plus une série de pompes tous les matins plutôt qu’une après-midi à la salle de gym une fois par mois.

Pour Babauta, créer des routines et des habitudes est ce qui a le plus d’impact sur le long terme. Pour créer un nouvelle routine, la technique est la suivante:

  • Selectionner une habitude qui supporte vos buts à long terme
  • Mettre son plan par écrit
  • Publier publiquement votre but, dites le à vos amis (et si vous n’avez pas d’amis, changez de comportement!)
  • Reporter chaque jours vos progrès (avec Dailyhabits ou 42 goals par exemple)
  • Au bout de 30 jours, vous avez pris votre nouvelle habitude, champagne.
Commencer petit.
Le dernier principe consiste à toujours commencer petit, voir plus petit que nos objectifs. Le but est de commencer par se fixer des objectifs non pas atteignable, non pas facilement atteignable mais extrèmement facilement atteignable. Vous souhaitez faire au moins une heure de sport par jour, commencez par vous fixer comme objectif d’en faire 3mn. Vous vous fixer comme objectif d’écrire un roman, commencer par écrire quelques lignes tous les jours.   Le but sous-jacent est de former l’habitude le plus rapidement et facilement possible, et d’éviter le plus possible l’échec. De ce fait, on crée un cercle vertueux, qui nous encourage à continuer.
Less Everywhere!
Dans la second partie du livre, Babauta applique les six principes à des problèmes du quotidien. Par exemple, il explique comment régler la surcharge d’email
La gestion du flux d’email est par exemple devenu problématique. Appliquer Power of Less à la gestion des emails, cela donne ceci:
  • On a souvent de multiples boites mails (boulot, perso, etc). Leur gestion (connexion à plusieurs sites, gestion des différentes listes de contacts, redondance, etc) devient donc une tâche en soi. On peut facilement simplifier sa gestion en se limitant à une seule boite d’entrée.
  • On peut limiter le temps passé sur ces email en limitant le nombre d’accès journalier à sa boite mail. On commence petit, en se limitant par exemple à un relevé de mail toutes deux heures par exemple. Puis à mesure, on simplifie jusqu’à atteindre deux relevé par jour.
  • On supprime les notifications pour rester concentré sur notre tâche en cours plutôt que d’être dissipé pas un « pop-up toutes les trentes secondes.
  • On limite le flux entrant en définissant des règles pour supprimer automatiquement les emails non importants (cela se fait très facilement dans tous les outils de mail et permet d’envoyer directement à la poubelle les newsletters.
  •  On simplifie également la gestion en vidant chaque jour complètement sa boite d’entrée. C’est sûrement le point qui a le plus fort impact sur la gestion des emails, à la fois sur le plan de l’efficacité mais aussi sur le plan psychologique.
  • Limiter votre  propre production d’email.  D’une part, plus vous écrirez de courriers électroniques, plus vous en recevrez. En vous limitant à 20 réponses par jour (ou 10 ou 30 ou 5 selon votre travail), vous vous forcez à répondre qu’à ceux qui sont essentiels et à oublier le reste. De même, Léo Babauta conseille de vous limiter à 5 lignes par email.  Même principe, si vous n’avez que 5 lignes, vous devez être assez concis pour y dire l’essentiel.
De la même façon, il aborde, en appliquant à chaque fois l’approche Power of Less des sujets aussi variés et pratiques que :
  • La définition de ses objectifs
  • La gestion de projet
  • La gestion de son temps
  • Le rangement de son appartement
  • L’activité physique
  • La mise en place de routines journalières.
Et vous, quel va être la routine essentielle sur laquelle vous aller choisir de vous concentrer demain? Pourquoi ne pas commencer, si vous ne le faîtes pas, par lire tous les jours? Et pourquoi pas commencer par The Power of Less…
Pour aller plus loin.
Commandez le livre sur Amazon
Le livre est disponible également dans une traduction française.